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Cahier des charges de la Commission des Archives de la Fédération Vaudoise des Jeunesses Campagnardes, daté du 31 octobre 2017. Document fondateur définissant les objectifs, l'organisation, les responsabilités et les tâches de la commission. Énumère les sept postes de membres avec leurs fonctions respectives (gestion des journaux externes, reportages TV, manifestations FVJC, informatique, listes des membres, documents fédéraux, présidence). Décrit les types de documents conservés par les trois entités : Bureau Central, Comité Central et commissions.

Document d'octobre 2017 établissant les descriptifs de postes des sept membres de la Commission des Archives de la Fédération Vaudoise des Jeunesses Campagnardes. Détaille les responsabilités de chacun : membre externe chargé de la récupération et classement des articles de journaux ; responsable des reportages TV et radio ; responsable interne des objets et souvenirs liés aux manifestations ; responsable informatique de la gestion et mise en ligne des archives ; responsable des diverses listes à tenir à jour ; responsable des dossiers des membres du bureau central et de la vie interne de la Fédération ; président assurant la liaison et suivi entre tous les postes. Comprend aussi les rôles de vice-président, caissier et secrétaire.

Procès-verbal n°1 de la Commission des Archives de la Fédération Vaudoise des Jeunesses Campagnardes, réunie à Prahins le 15 juin 2020. Le document enregistre les délibérations portant sur l'approbation du dernier procès-verbal, les admissions et démissions de membres de la commission, les communications du comité central (reports des manifestations du fait de la pandémie COVID-19), la description des postes de la commission (journaux externes, reportage TV-Radio, manifestations, responsable informatique, liste FVJC, documents, président) et les projets en cours dont la plateforme Notrehistoire.ch et l'aménagement du local des archives.

Procès-verbal n°3 de la Commission des Archives FVJC, réunie à Prahins le 14 septembre 2020. Le document rapporte les délibérations de la commission portant sur l'approbation du procès-verbal n°2, les communications du comité central relatives à l'annulation du tournoi sportif du fait de la pandémie sanitaire, le tour des postes de responsables (informatique, journaux externes, reportage TV-Radio, listes FVJC, documents, communication), les projets de commission dont l'aménagement du local des archives et la gestion des étagères, ainsi que les questions relatives aux droits de propriété intellectuelle et de protection des données.

Diplôme de membre d'honneur décerné à Maryline Clément lors du Forum de Savigny du 26 janvier 2020, honorant son engagement à long terme auprès de la Fédération Vaudoise des Jeunesses Campagnardes. Maryline Clément a été membre de la Commission des Archives de 1994 à 2019 et a participé à la création de l'exposition de la Fête du centième anniversaire à Savigny en 2019.

Procès-verbal n°2 de la Commission des Archives FVJC, réuni au Local des Archives à Prahins le 29 mars 2021. Le document rapporte l'approbation du procès-verbal n°1, l'admission de Luciane Pahud, les communications du comité central (ouverture d'une boutique en ligne Fédéshop prévue pour le 24 mai 2021), le tour des postes de responsables, les projets de commission dont l'aménagement du local avec portes ouvertes annuelles, et diverses questions relatives aux serveurs informatiques, à la gestion des archives et aux activités de la commission.

Procès-verbal n°3 de la Commission des Archives FVJC, réuni en présentiel au Local des Archives de Prahins le 21 juin 2021. Le document enregistre l'approbation du procès-verbal n°2, les communications du comité central (succès du Fédéshop, concept de carte de fête du camp de ski), le tour des postes de responsables avec présentation des travaux de numérisation et projet d'application de gestion des archives, la mise à jour du cahier des charges des postes, ainsi que la discussion de projets d'envergure incluant des portes ouvertes du local et une visite des archives cantonales vaudoise.

Procès-verbal de la réunion en présentiel de la Commission des Archives FVJC tenue à Prahins le 16 août 2021. Le document enregistre l'approbation du PV précédent (n°3), les communications du Comité central (projet de Bô Noël à Lausanne, projets de château d'Oex et travaux avec l'HEIG), les rapports d'activité des responsables (informatique, journaux externes, caisse, reportage TV-Radio), et les informations sur les projets de la commission incluant l'avenir du local des archives, le rangement effectué en juillet 2021, et les portes ouvertes prévues pour mai 2022. La réunion évoque également un week-end à Barcelone prévus pour janvier 2022 et des rencontres futures.

Cahier des charges de la Commission des Archives de la FVJC adopté le 31 janvier 2021. Fixe les objectifs principaux : collecter tous types de documents et objets en lien avec la Fédération, les numériser et rendre accessibles au public, optimiser leur stockage et faciliter leur consultation, créer des processus d'archivage, organiser des visites, expositions et vernissages. Décrit l'organisation avec sept membres composant la commission (1 Président, 1 Vice-Président, 1 Caissier, 1 Secrétaire et 4 membres). Énumère les documents conservés par le Bureau central, le Comité central, les Commissions, les Comités de girons et les manifestations FVJC.

Budget annuel 2021 de la Commission des Archives de la FVJC, version 1 du 5 novembre 2020. Tableau budgétaire listant quatre postes de dépenses : mobilier de rangement (200 francs), informatique pour le stockage des données (1 400 francs), fournitures de bureau (200 francs) et autres imprévus (200 francs). Budget total fixé à 2 000 francs.

Budget annuel 2022 de la Commission des Archives de la FVJC, version 1 du 22 octobre 2021. Tableau budgétaire détaillant les postes de dépenses : mobilier de rangement (1 000 francs), matériel d'archivage et boîtes d'archives (1 700 francs avec frais réels de 1 985,30 francs), matériel informatique pour scanners et écrans (400 francs), fournitures de bureau (200 francs) et autres imprévus (200 francs). Budget total de 3 500 francs. Mémorandum mentionne l'acquisition d'un nouveau serveur pour la Commission des Archives et Informatique lors de nouveaux locaux, à utiliser pour toutes les commissions FVJC.

Budget annuel 2023 de la Commission des Archives de la FVJC, version 1 du 8 novembre 2022. Tableau budgétaire comprenant cinq postes de dépenses : mobilier de rangement (0 franc), matériel d'archivage et boîtes d'archives (1 700 francs), matériel informatique incluant nouveau scanner format A3 (2 500 francs), fournitures de bureau (0 franc) et autres imprévus (200 francs). Budget total de 4 400 francs. Mémorandum rappelle l'acquisition d'un nouveau serveur pour la Commission des Archives et Informatique lors des nouveaux locaux et mentionne une discussion budgétaire pour 2024.

Plan de classement des archives de la FVJC, élaboré par la Commission des Archives (réalisation : Antonin Trottet), document en cours de réalisation au 21 février 2024. Il définit le système de cotation des documents (famille, groupe, type de média, année, compteur) ainsi que les grandes familles thématiques : objets et documents de manifestations, objets et documents du Bureau, comités et commissions FVJC, médias FVJC et externes, et documentation technique des archives. Le document détaille la liste des groupes correspondant aux manifestations (Camp de Ski, Cantonale, Concours théâtral, Giron de la Broye, du Centre, du Nord et du Pied du Jura, Rallye, etc.) et aux organes de la FVJC (Bureau Central, Comité Central, diverses commissions), avec des exemples de cotation et des tableaux de résultats détaillés pour la famille des objets de manifestations.